Facture Électronique en France : Fonctionnement, Calendrier et Obligations pour les Sociétés

La facture électronique représente une révolution dans la gestion administrative et comptable des entreprises en France. Portée par le gouvernement dans le cadre de la transformation numérique, elle vise à simplifier les échanges commerciaux, sécuriser les transactions et renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Cet article détaille le fonctionnement de la facture électronique, le calendrier de sa mise en place, ainsi que les principales obligations pour les entreprises.

Qu’est-ce que la Facture Électronique ?

La facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous un format électronique structuré, assurant ainsi un traitement entièrement numérique. Contrairement à une simple facture PDF envoyée par email, la facture électronique doit respecter des formats spécifiques et répondre aux exigences de sécurité et d’authenticité fixées par la législation. En France, elle est au cœur de la réforme de la facturation et répond à des objectifs multiples :

• Simplification administrative : elle favorise l'automatisation du traitement des factures.
• Sécurité accrue : la transmission électronique limite les risques d'erreurs et de falsification.
• Lutte contre la fraude à la TVA : les échanges digitaux permettent un meilleur contrôle de la TVA par les administrations fiscales.

Fonctionnement de la Facture Électronique

Pour répondre aux exigences de conformité, la facture électronique doit être transmise via un portail public de facturation (PPF) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), sélectionnées par l'administration fiscale. Ce système d’interopérabilité garantit que les informations sont transmises de manière sécurisée et que les entreprises respectent les normes en vigueur.

Trois formats de facture sont principalement utilisés :

• Factur-X : un format hybride PDF structuré qui permet une lecture humaine et automatique.
• UBL (Universal Business Language) : un format standard international favorisant les échanges B2B.
• CII (Cross-Industry Invoice) : format structuré recommandé pour un usage à grande échelle.

Ces formats facilitent l’automatisation des traitements comptables et permettent une intégration fluide avec les logiciels de gestion d’entreprise. Par ailleurs, chaque facture contient des informations standardisées permettant de garantir l’authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.

Calendrier de Mise en Place de la Facture Électronique

La réforme de la facture électronique se déploie progressivement pour permettre aux entreprises de toutes tailles de s'adapter. Voici le calendrier prévu par l’administration fiscale française :

• 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques et mise en place de l’e-reporting pour les grandes entreprises.
• 1er septembre 2026 : Extension de l’obligation d’e-reporting et de l’émission de factures électroniques pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• 1er septembre 2027 : Obligation pour toutes les petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques et de se conformer à l’e-reporting.

Ce déploiement progressif permet aux entreprises de mettre à niveau leurs systèmes et de se former aux nouvelles procédures.

Obligations pour les Entreprises

La mise en place de la facture électronique introduit plusieurs obligations pour les entreprises françaises :

1. Émission et Réception de Factures Électroniques
   Les entreprises doivent être capables de recevoir et, selon le calendrier, d'émettre des factures au format électronique. Cela implique l'adoption de solutions technologiques compatibles avec les formats requis (Factur-X, UBL, CII).

2. E-reporting
   L’e-reporting est une obligation déclarative complémentaire pour les opérations non couvertes par la facturation électronique, telles que les transactions avec des particuliers (B2C) ou les exportations. Les entreprises doivent transmettre des informations détaillées à l'administration fiscale, comprenant le montant de la TVA, la date de l’opération et le type de bien ou service vendu.

3. Adhésion à une Plateforme
   Les entreprises peuvent opter pour l’utilisation du Portail Public de Facturation (PPF), gratuit, ou choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée, qui offre des fonctionnalités additionnelles comme la gestion des flux comptables. Le choix de la plateforme doit être fait en fonction des besoins et de la capacité à traiter des volumes importants de factures.

4. Archivage Electronique
   Les factures électroniques doivent être conservées de manière sécurisée, sous un format électronique, pour une durée de 6 ans. L'archivage peut être réalisé via une plateforme certifiée, garantissant la disponibilité et l'intégrité des données sur toute la période requise.

5. Conformité et Formation
   Les entreprises doivent garantir la conformité de leurs systèmes et former leurs équipes aux nouvelles pratiques. Le respect des formats, des délais et des informations à transmettre est essentiel pour éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal.

6. Mentions obligatoires

De plus, de nouvelles mentions devront être ajoutées sur les factures émises au 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et au 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises :

• le numéro SIREN ;
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
• l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
• le paiement de la TVA d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Les Avantages pour les Entreprises

Au-delà des obligations, la facture électronique offre des avantages considérables pour les entreprises :

• Réduction des coûts administratifs : l’automatisation permet un gain de temps et une réduction des erreurs manuelles.
• Optimisation de la trésorerie : les délais de traitement des factures étant raccourcis, les paiements sont plus rapides et mieux suivis.
• Amélioration de la relation client-fournisseur : une gestion efficace des flux de facturation améliore la transparence et la satisfaction des partenaires commerciaux.

Ce Qu’il Faut Retenir