La gestion des congés payés est un aspect incontournable pour les employeurs, mais les nouvelles règles en vigueur en 2024, notamment en ce qui concerne les arrêts maladie, imposent une vigilance accrue. Pour garantir la conformité légale et éviter les risques sociaux, il est essentiel de comprendre les changements récents et leurs implications.
L’acquisition des congés payés pendant les arrêts de travail : nouvelles règles
La loi adoptée en avril 2024 a modifié les règles d’acquisition des congés payés pour se conformer aux exigences du droit européen. Désormais, tous les types d'arrêts de travail – qu'ils soient professionnels ou non-professionnels – permettent au salarié de continuer à acquérir des congés payés.
- Arrêts professionnels (accident du travail ou maladie professionnelle) : le salarié gagne 2,5 jours de congés payés par mois d’absence, sans limite de durée.
- Arrêts non-professionnels : le salarié acquiert désormais 2 jours de congés payés par mois d’absence, avec une limite de 24 jours par an.
Ces règles d’acquisition concernent toutes les périodes d'arrêt entamées après l'entrée en vigueur de la loi. Cette mesure a pour objectif de renforcer la protection sociale des salariés en assurant qu’ils conservent leur droit à congés payés, indépendamment de la nature de leur arrêt.
Obligation d’information pour l’employeur : une responsabilité accrue
La loi impose aux employeurs une nouvelle obligation d’information envers les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour cause d’arrêt. Cette obligation a pour but de garantir la transparence et d’éviter que le salarié ne perde des droits par manque de connaissance de ses congés disponibles.
Concrètement, l’employeur doit, dans le mois suivant la reprise du salarié, l’informer :
- Du nombre de jours de congés payés dont il dispose, et
- De la date limite à laquelle ces jours de congés peuvent être pris.
L’information doit être transmise par un moyen conférant date certaine à sa réception (par exemple, remise en main propre contre signature, courrier recommandé avec accusé de réception, ou via le bulletin de paie).
Report des congés payés : un délai de 15 mois
Dans le cas où le salarié est en arrêt pendant une période prolongée, l'utilisation des congés acquis peut être reportée. La loi accorde aux salariés un délai de 15 mois pour prendre leurs congés payés à compter de la date de leur reprise d’activité ou, pour les absences longues, à partir de la fin de la période d’acquisition. Ce report permet de pallier les situations où le salarié serait dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait d’une absence prolongée.
Il est important de noter que le point de départ de ce délai de 15 mois est déclenché par l’information fournie par l’employeur. En l'absence de cette information, le délai de report n’est pas activé, ce qui pourrait entraîner des risques de réclamations de la part des salariés.
Indemnisation des congés payés : un ajustement des règles de calcul
L’indemnisation des congés payés pour les arrêts d’origine non-professionnelle est également revue. La base de calcul est ajustée à 80 % de la rémunération pour ces congés, contre 100 % en cas de maintien de salaire. Cet ajustement vise à refléter les périodes d’absence et les incidences financières qui en découlent.
Rétroactivité et risques de contentieux
Les nouvelles règles s’appliquent de façon rétroactive à partir du 1er décembre 2009, ce qui implique des ajustements pour les congés payés non comptabilisés durant les périodes d'arrêt passées. Un délai de forclusion de 2 ans est instauré pour les salariés présents dans l'entreprise, leur permettant de faire valoir leurs droits jusqu'à 2026.
Cette rétroactivité expose potentiellement les employeurs à des réclamations pour des périodes d'absence antérieures à l’entrée en vigueur de la loi. Il est donc essentiel pour les entreprises de vérifier leurs archives et de se préparer à d'éventuels contentieux.
Avec l’évolution des règles d’acquisition des congés payés en 2024, il est crucial pour les employeurs d’adapter leurs processus administratifs. La nouvelle obligation d’information renforce la transparence, mais implique également des responsabilités accrues en matière de conformité et de suivi. Afin de sécuriser leur situation juridique et limiter les risques de litige, les employeurs ont tout intérêt à se rapprocher d’un expert-comptable ou d’un spécialiste en droit social. Un accompagnement personnalisé permet de garantir une gestion conforme et optimisée des congés payés, et de protéger l’entreprise des conséquences juridiques potentielles.
Cette réforme, bien que bénéfique pour les salariés, exige des employeurs une réactivité et une attention accrues pour assurer une gestion fluide et conforme des droits sociaux de leurs collaborateurs.
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